তালি খাতার ভুল এন্ট্রি আর ভুল জমা সংশোধন করবেন যেভাবে

তালি খাতায় কোনো এন্ট্রি মোছা বা এডিট করা যায় না। ভুল হলে দোকানের মালিক সেটা সংশোধন করেন: বেশি লেখা বাকিতে দেওয়া বা আগের বাকি কমিয়ে ঠিক করেন, আর ভুল লেখা টাকা আদায় বাতিল করেন বা ঠিক অ্যাকাউন্টে বা ঠিক কাস্টমারের খাতায় সরান। মূল এন্ট্রি যেমন ছিল তেমনই থাকে, আর সংশোধনটা তার নিচে আলাদা করে লেখা থাকে।

শুরু করার আগে

• সংশোধন করতে পারেন শুধু দোকানের মালিক। কোনো রোলকে এই কাজ দেওয়া যায় না; অন্যরা বাটনগুলোই দেখেন না।
• বিক্রির বাকি এখানে ঠিক হয় না। ভুল বিক্রি ঠিক করতে ফেরত বা বাতিল করুন: সেল রিটার্ন ও বাতিল।
• এন্ট্রি ঠিকই ছিল, কিন্তু কাস্টমারকে কিছু ছাড় দিতে চান? সেটা সংশোধন নয়; মালিক খাতার উপরের বাকি মাফ বাটন দিয়ে কারণ লিখে বাকি মাফ করেন।

বেশি লেখা বাকি কমান

সংশোধন করা যায় বাকিতে দেওয়া, আগের বাকি (টুকরির আগের), আর আগের নিয়মে হাতে যোগ করা বাকি যোগ (পুরোনো এন্ট্রি) ও সমন্বয় (পুরোনো এন্ট্রি) এন্ট্রি। এদের নিচে সংশোধন বাটন থাকে।

1. তালি খাতা খুলে কাস্টমারের নামে চাপুন।
2. ভুল এন্ট্রির নিচে সংশোধন চাপুন।
3. এন্ট্রি সংশোধন খুলবে, উপরে মূল এন্ট্রি। সঠিক পরিমাণ কত ছিল? ঘরে ঠিক টাকাটা লিখুন। পুরো এন্ট্রিটাই ভুল হলে পুরোটা বাদ দিন (০) চাপুন।
4. নিচে দেখুন পার্থক্য আর সংশোধনের পর বাকি। কারণ ঘরে লিখুন কেন সংশোধন করছেন।
5. দেখে নিন চাপুন। এন্ট্রিটি সংশোধন করবেন? দেখাবে কোন তারিখের কোন এন্ট্রি কত থেকে কত হচ্ছে। ঠিক থাকলে হ্যাঁ, সংশোধন করুন চাপুন।

টুকরি জানাবে "এন্ট্রি সংশোধন হয়েছে। মূল এন্ট্রি তার সংশোধনসহ খাতায় থাকছে।"। মূল এন্ট্রির নিচে এন্ট্রি সংশোধন যোগ হয়: কোন এন্ট্রি সংশোধন করছে, কারণ আর আপনার নাম। মূল এন্ট্রিতে লেখা থাকে এখন কত ধরা আছে, আর কাস্টমারের বাকি ততটা কমে যায়।

সংশোধনের কিছু নিয়ম:

• সংশোধনে শুধু কমানো যায়। বাকি আসলে বেশি হলে নতুন করে বাকিতে দেওয়া লিখুন, বিবরণে লিখে দিন কোন এন্ট্রির সাথে যোগ।
• কাস্টমার এখনো যত বাকি রেখেছেন (কুরিয়ারের কাছে থাকা ক্যাশ অন ডেলিভারি বাদে), তার চেয়ে বেশি কমানো যায় না। যে অংশ তিনি আগেই শোধ করেছেন, সংশোধন করে সেটা ফেরতযোগ্য টাকা বানানো যায় না।
• এন্ট্রির যে অংশ আগে মাফ করা হয়েছে, তার নিচে নামানো যায় না।
• সংশোধনও মোছা যায় না।

ভুল লেখা টাকা আদায় ঠিক করুন

খাতায় বাকি আদায় দিয়ে লেখা টাকা পাওয়া গেছে এন্ট্রির নিচে জমা সংশোধন বাটন থাকে, আর লেখা থাকে টাকাটা কোন অ্যাকাউন্টে আছে।

1. কাস্টমারের খাতায় ভুল জমার নিচে জমা সংশোধন চাপুন।
2. কী ভুল হয়েছে? জিজ্ঞেস করবে। যেটা হয়েছে সেটা বেছে নিন:
   • টাকা আসেনি, বা দুবার বা বেশি লেখা হয়েছে: টাকা এই খাতা থেকে আর অ্যাকাউন্ট থেকে বাদ যায়। কাস্টমার আবার ততটা বাকি হন।
   • টাকা ঠিক, অ্যাকাউন্ট ভুল: টাকা যে অ্যাকাউন্টে আসলে এসেছিল, সেখানে সরে। কাস্টমারের বাকি বদলায় না।
   • টাকা ঠিক, গ্রাহক ভুল: যিনি আসলে টাকা দিয়েছেন, টাকাটা তার খাতায় সরে। টাকা একই অ্যাকাউন্টে থাকে।
3. কত টাকা ঘরে জমার পুরো টাকা আগে থেকেই লেখা থাকে। শুধু কিছু অংশ ভুল হলে টাকাটা কমিয়ে দিন।
4. অ্যাকাউন্ট ভুল হলে যে অ্যাকাউন্টে আসলে গেছে থেকে ঠিক অ্যাকাউন্ট বেছে নিন। কাস্টমার ভুল হলে যিনি আসলে টাকা দিয়েছেন ঘরে নাম বা ফোনের অন্তত দুই অক্ষর লিখে ঠিক কাস্টমারকে বেছে নিন।
5. কারণ লিখুন। এই কারণ শুধু আপনার দোকান দেখে; কাস্টমারের স্টেটমেন্টে একটা সাধারণ লাইন দেখায়।
6. দেখে নিন চাপুন। নিশ্চিত করার ঘরে লেখা থাকে কী বদলাবে: কার বাকি কত হবে, কোন অ্যাকাউন্টে কত দেখাবে। ঠিক থাকলে নিশ্চিত করুন চাপুন।

জমাটা খাতায় থেকে যায়, নিচে লেখা থাকে কী করা হয়েছে আর টাকা এখন কোথায়।

টাকার হিসাবে যা হয়:

• টাকা আসেনি: অ্যাকাউন্টে ততটা কম দেখায়। ওই অ্যাকাউন্টে আগে থেকেই না-আসা টাকা ধরা থাকলে ব্যালেন্স শূন্যের নিচেও দেখাতে পারে; নিশ্চিত করার ঘরে সেটা আগেই বলে দেয়।
• অ্যাকাউন্ট ভুল: টাকা এক অ্যাকাউন্ট থেকে অন্যটায় সরে।
• কাস্টমার ভুল: প্রথম কাস্টমার আবার ততটা বাকি হন, আর যিনি আসলে দিয়েছেন তার বাকি ততটা কমে। তার খাতায় জমাটা লেখা থাকে অন্যের খাতা থেকে সরানো হিসেবে, আর দরকারে সেটাও পরে সংশোধন করা যায়।
• বিক্রি, লাভ, ভ্যাট বা স্টক কখনো বদলায় না।

সমস্যা হলে

সংশোধন বা জমা সংশোধন বাটন দেখছি না। এগুলো শুধু দোকানের মালিক দেখেন। মালিক হয়েও না দেখলে: এন্ট্রিটা হয়তো বিক্রির বাকি (ফেরত বা বাতিল দিয়ে ঠিক হয়), অথবা আগেই পুরোটা সংশোধন হয়ে গেছে।

"সংশোধনে শুধু এন্ট্রি কমানো যায়। বেশি যোগ করতে নতুন "বাকিতে দেওয়া" লিখুন।" বাকি আসলে বেশি হলে নতুন বাকিতে দেওয়া লিখুন।

"এর মধ্যে এন্ট্রিটি সংশোধন করা হয়েছে। আবার দেখে নিয়ে সংশোধন করুন।" অন্য কোনো ফোন বা কম্পিউটার থেকে একটু আগে এটা সংশোধন হয়েছে। খাতাটা আবার দেখুন, নতুন হিসাব সেখানে আছে।

"এখন কিছুই কমানো যাবে না: গ্রাহক আগেই পরিশোধ করেছেন, অথবা রাইডার ক্যাশ অন ডেলিভারিতে আদায় করবেন।" কাস্টমার এই টাকা আগেই শোধ করেছেন। টুকরি সংশোধন দিয়ে কাস্টমারকে টাকা ফেরতযোগ্য বানায় না।

"এর মধ্যে এই জমাটি সংশোধন করা হয়েছে। শিটটি বন্ধ করে আবার দেখে নিন।" বা "এই জমাটি আগেই পুরোপুরি বাতিল বা সরানো হয়েছে।" একটু আগে অন্য কোথাও থেকে জমাটা সংশোধন হয়েছে। শিট বন্ধ করে খাতাটা আবার দেখুন।

"এই জমাটি টুকরির পুরোনো সংস্করণে টাকার অ্যাকাউন্টের সংযোগ ছাড়া সংরক্ষিত হয়েছিল, তাই নিরাপদে সংশোধন করা যাবে না। কিছুই বদলানো হয়নি।" খুব পুরনো কিছু জমা এভাবে সংশোধন করা যায় না। দরকার হলে টুকরির সাপোর্টে যোগাযোগ করুন।

জমা যত লিখেছি, কাস্টমার আসলে তার চেয়ে বেশি দিয়েছেন। বাকি টাকাটা আরেকটা বাকি আদায় হিসেবে লিখুন; ওই টাকা সত্যিই এসেছে।