বিক্রি ছাড়া বাকিতে দেওয়া খাতায় লিখবেন যেভাবে

কাস্টমারের বাকি সাধারণত ওঠে বাকিতে বিক্রি থেকে। কিন্তু কেউ যদি পিওএস-এ বিক্রি ছাড়াই কিছু বাকিতে নেন, যেমন খাতা-কলমের মতো "চাল ও তেল" বা হাতে কিছু টাকা, তাহলে তার খাতায় বাকিতে দেওয়া লিখে রাখুন। এতে শুধু কাস্টমারের বাকি বাড়ে। এটা বিক্রি নয়, তাই স্টক, বিক্রির হিসাব, লাভ বা টাকার অ্যাকাউন্টে কিছু বদলায় না।

শুরু করার আগে

• কাস্টমার টুকরিতে যোগ করা থাকতে হবে। নতুন হলে আগে নতুন কাস্টমার যোগ করুন।
• বাকিতে দেওয়া লিখতে পারেন মালিক, অ্যাডমিন আর স্টাফ, তিন রোলেই এই অনুমতি থাকে। নিজের বানানো রোলে বাকিতে দেওয়া লেখা অনুমতি না থাকলে বাটনটা দেখা যায় না।
• মালটা যদি টুকরিতে রাখা প্রোডাক্ট হয়, তাহলে পিওএস-এ কাস্টমার যুক্ত করে বাকিতে বিক্রি করুন, যাতে স্টক কমে আর বিক্রির হিসাবে আসে: কাস্টমারকে বাকিতে বিক্রি।
• টুকরি ব্যবহারের আগের পুরনো বাকি নতুন কাস্টমার যোগের সময় একবার দেওয়া যায়: নতুন কাস্টমারের আগের বাকি।

বাকিতে দেওয়া লিখুন

1. তালি খাতা খুলুন (কম্পিউটারে বাঁ পাশের মেনুতে, ফোনে নিচের বারে), তারপর কাস্টমারের নামে চাপুন। তার খাতা খুলবে।
2. খাতার নিচের বাকিতে দেওয়া চাপুন।
3. কিপ্যাডে টাকার পরিমাণ লিখুন। দশমিকের পরে দুই ঘর (পয়সা) পর্যন্ত দেওয়া যায়।
4. কী বাবদ বাকি? ঘরে লিখুন কী বাবদ, যেমন "চাল, ডাল ও তেল"। চাইলে নিচের বাজার সদাই, চাল ও তেল বা মালামাল বাকি চাপুন, ঘরে লেখা হয়ে যাবে। এই ঘর খালি রাখা যায় না।
5. তারিখ ঘর খালি রাখলে এখনকার সময়ে লেখা হবে, চাইলে গতকালের তারিখও দিতে পারেন। এর আগের দিন নেয় না, তাই সেই তারিখ বিবরণে লিখে দিন।
6. খাতায় যোগ করুন চাপুন।
7. নতুন বাকি যোগ করবেন? জিজ্ঞেস করবে, কাস্টমারের নাম আর টাকাসহ। ঠিক থাকলে হ্যাঁ, বাকি যোগ করুন চাপুন। কিছু ভুল হলে বাতিল চেপে ফিরে গিয়ে ঠিক করুন।

লেখার পর

টুকরি জানাবে "বাকিতে দেওয়া খাতায় লেখা হয়েছে।"। খাতায় বাকিতে দেওয়া এন্ট্রি যোগ হয়, সাথে আপনার লেখা বিবরণ, কে লিখেছেন আর কখন। উপরে কাস্টমারের বাকি ততটা বেড়ে যায়।

• এটা বিক্রি নয়: কোনো ইনভয়েস হয় না, স্টক কমে না, আর বিক্রি, লাভ বা ভ্যাটের হিসাবে আসে না।
• কোনো টাকার অ্যাকাউন্টও বদলায় না। দোকানের ক্যাশ থেকে নগদ টাকা ধার দিলে টুকরির ক্যাশের হিসাব নিজে থেকে কমে না; মেলাতে চাইলে টাকা-পয়সা থেকে ওই টাকা টাকা তোলা হিসেবে লিখুন: ক্যাশ, ব্যাংক ও বিকাশ অ্যাকাউন্ট।
• কাস্টমারের স্টেটমেন্ট আর শেয়ার করা খাতাতেও এই এন্ট্রি বিবরণসহ দেখায়: কাস্টমারের স্টেটমেন্ট ও বাকির ইতিহাস।
• কাস্টমার টাকা দিলে লিখুন কাস্টমারের বাকি আদায় দিয়ে।

সমস্যা হলে

বাকিতে দেওয়া বাটন দেখছি না। আপনার রোলে বাকিতে দেওয়া লেখা অনুমতি নেই। দোকানের মালিককে বলুন।

ভুল টাকা লিখে ফেলেছি। খাতার এন্ট্রি এডিট বা মোছা যায় না। বেশি লিখলে দোকানের মালিক ওই এন্ট্রির সংশোধন চেপে ঠিক টাকাটা লিখবেন: ভুল বাকির এন্ট্রি সংশোধন। কম লিখলে বাকিটার জন্য আরেকটা বাকিতে দেওয়া লিখুন।

"আজ বা গতকালের তারিখ দিন; এর আগের তারিখে এখানে লেখা যায় না।" দেখাচ্ছে। গতকালের আগের কোনো দিন বেছেছেন। আজ বা গতকালের তারিখ দিন, বা ঘরটা খালি রাখুন, আর আসল তারিখ বিবরণে লিখুন।

"একটি এন্ট্রিতে সর্বোচ্চ ৳১,০০,০০,০০০ লেখা যায়।" দেখাচ্ছে। একটা এন্ট্রিতে এক কোটি টাকার বেশি লেখা যায় না।

দুবার চাপ পড়ে গেছে। এন্ট্রি একবারই লেখা হয়। টুকরি জানায় "আগেই সংরক্ষিত হয়েছে। দুবার যোগ হয়নি।"।

কাস্টমার তালি খাতার তালিকায় নেই। যার বাকি এখন শূন্য, সে তালিকায় দেখায় না। কাস্টমার থেকে কাস্টমারকে খুলে খাতা দেখুন চাপুন; সেখানে একই বাটন পাবেন।

"হাতে বাকি যোগ বা কমানোর নিয়ম বদলেছে। পেজটি রিলোড করে "বাকিতে দেওয়া" ব্যবহার করুন, অথবা মালিককে এন্ট্রি সংশোধন করতে বলুন।" দেখাচ্ছে। ফোনে টুকরির পুরনো পেজ খোলা ছিল। পেজটা রিলোড করে আবার চেষ্টা করুন।