মাল কেনা রেকর্ড ও স্টক গ্রহণ

সাপ্লায়ারের কাছ থেকে মাল এলে টুকরিতে একটা ক্রয় রেকর্ড করুন। সেভ করলে প্রতিটি পণ্যের স্টক বাড়ে, পণ্যের ক্রয়মূল্য এই দামে হালনাগাদ হয়, যা পরিশোধ করলেন তা বেছে নেওয়া অ্যাকাউন্ট থেকে কমে, আর বাকিটা সাপ্লায়ারের কাছে আপনার দেনা হিসেবে ওঠে।

শুরু করার আগে

• সাপ্লায়ার আগে যোগ করা থাকতে হবে। না থাকলে ক্রয়ের ফর্ম থেকেই যোগ করা যায় (নিচে), অথবা দেখুন সাপ্লায়ার যোগ ও ম্যানেজ।
• পণ্য আগে থেকে টুকরিতে থাকতে হবে, আর চালু (আর্কাইভ নয়) হতে হবে। নতুন পণ্য হলে আগে দেখুন নতুন প্রোডাক্ট যোগ করা।
• ক্রয় রেকর্ড করতে পারেন মালিক, অ্যাডমিন আর স্টাফ।

ক্রয় রেকর্ড করুন

1. নতুন ক্রয়ের ফর্ম খুলুন। ড্যাশবোর্ড-এর স্টক গ্রহণ চাপলেও একই ফর্ম খোলে।

2. সরবরাহকারী থেকে সাপ্লায়ার বেছে নিন। তালিকায় না থাকলে পাশের বাটন (সরবরাহকারী যোগ করুন) চেপে সেখানেই যোগ করুন।
3. পণ্য যোগ করুন চাপুন, তারপর নাম, এসকেইউ বা বারকোড লিখে পণ্য খুঁজে তাতে চাপুন। প্রতিটি পণ্যের জন্য এভাবে যোগ করুন।
4. প্রতিটি লাইনে পরিমাণ আর একক ক্রয়মূল্য (৳) লিখুন। লাইনের মোট দাম নিজে থেকে হিসাব হয়।
5. পরিবহন বা লেবারের মতো খরচ থাকলে অন্যান্য খরচ (৳) ঘরে লিখুন।
6. পরিশোধ অংশে যে অ্যাকাউন্ট থেকে যত টাকা দিলেন তা লিখুন। পুরোটা বাকিতে কিনলে খালি রাখুন। সাপ্লায়ারের চালান নম্বর নোট ঘরে লিখে রাখতে পারেন।
7. স্ক্রিনের নিচে মোট আর বাকি মিলিয়ে দেখুন, তারপর ক্রয় রেকর্ড করুন চাপুন।
8. টুকরি দেখাবে "ক্রয় সংরক্ষিত হয়েছে — স্টক ও টাকার হিসাব হালনাগাদ হয়েছে।" আর ক্রয়টি খুলে যাবে, নিজস্ব রেফারেন্স নম্বরসহ।

প্যাকেট বা কার্টনে কিনলে

পণ্যে কেনার জন্য প্যাক একক (যেমন কার্টন) ঠিক করা থাকলে লাইনে ক্রয়ের একক বেছে নিতে পারেন। তখন পরিমাণ আর দাম প্যাক হিসেবে লিখুন; লাইনের নিচে দেখায় স্টকে আসলে কত যোগ হবে।

ব্যাচ ও মেয়াদ

যে পণ্যের ব্যাচ আর মেয়াদ রাখা হয়, তার লাইনে ব্যাচ / লট নম্বর আর মেয়াদ শেষের তারিখ চাওয়া হয়। একই চালানে দুই মেয়াদের মাল এলে + এই পণ্যের আরেকটি ব্যাচ চাপুন।

সেভ করলে কী বদলায়

• প্রতিটি পণ্যের স্টক পরিমাণ অনুযায়ী বাড়ে।
• পণ্যের ক্রয় মূল্য এই ক্রয়ের একক দাম হয়ে যায়। এটা সর্বশেষ দাম, গড় নয়।
• যা পরিশোধ করলেন তা সেই অ্যাকাউন্ট থেকে কমে। বাকি অংশ সাপ্লায়ারের হিসাবে বাকিতে ক্রয় হিসেবে ওঠে।
• অন্যান্য খরচ (৳) মোট আর বাকিতে যোগ হয়, তবে পণ্যের ক্রয়মূল্যে ভাগ হয় না।

ভুল হলে: পুরো ক্রয় ফেরত

সেভ করা ক্রয় এডিট বা মোছা যায় না। ভুল হলে পুরো ক্রয়টি ফেরত দিয়ে আবার ঠিকভাবে রেকর্ড করুন:

1. ক্রয় থেকে ক্রয়টি খুলুন।
2. উপরে ক্রয় ফেরত বাটন চাপুন। ফোনে এটা স্ট্যাটাসের পাশের লাল তীর-চিহ্নের বাটন।
3. চাইলে কারণ লিখে এই ক্রয়টি ফেরত দিন চাপুন।

স্টক কমে যায়, পরিশোধের টাকা যার যার অ্যাকাউন্টে ফেরত আসে, আর সাপ্লায়ারের বাকি বাতিল হয়। ফেরত দিতে লাগে ক্রয় সম্পাদনা বা ফেরত অনুমতি (শুরুতে মালিক আর অ্যাডমিনের থাকে), আর ফেরত হয় পুরো ক্রয়, কিছু লাইন নয়।

সমস্যা হলে

ক্রয় রেকর্ড করুন বাটন ধূসর। সাপ্লায়ার বাছুন, অন্তত একটা পণ্য যোগ করুন, প্রতিটি লাইনে শূন্যের বেশি পরিমাণ আর দাম দিন, আর পরিশোধ যেন মোটের বেশি না হয় (অতিরিক্ত পরিশোধ দেখালে কমান)। বিনা দামের ফ্রি মাল এভাবে নয়, স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট দিয়ে যোগ করুন।

পণ্য খুঁজে পাচ্ছি না। আর্কাইভ করা পণ্য তালিকায় আসে না। পণ্যটা আবার চালু করুন বা নতুন যোগ করুন।

ফেরত দিতে গেলে মানা করছে। মালের কিছু অংশ এর মধ্যে বিক্রি হয়ে গেছে, তাই ফেরত দিলে স্টক শূন্যের নিচে নামত। দোকানে স্টক শূন্যের নিচে যাওয়ার অনুমতি (সেটিংস › দোকান-এর স্টকের বেশি বিক্রির অনুমতি) চালু না থাকলে এমন ফেরত হয় না।

ক্রয়ের তারিখ বদলাতে চাই। তারিখ হয় সেভ করার সময়টা; আলাদা তারিখের ঘর নেই। চালানের তারিখ নোট ঘরে লিখে রাখুন।