ছোট দোকানে ঠিকভাবে পারচেজ অর্ডার পাঠিয়ে স্টক নেওয়ার নিয়ম
ছোট দোকানে ঠিকভাবে পারচেজ অর্ডার পাঠিয়ে স্টক নিতে Tukri-তে PO বানান, সেই PO-এর বিপরীতে স্টক রিসিভ করুন, কস্ট আপডেট করুন, আর সাপ্লায়ারের বাকি রাখুন।
ছোট দোকানে ঠিকভাবে পারচেজ অর্ডার পাঠিয়ে স্টক নিতে এমন একটা ক্রয়ের নিয়ম দরকার, যেখানে Tukri-তে আগে PO বানানো যায়, পরে সেই PO-এর বিপরীতে যা আসছে শুধু সেটুকুই রিসিভ করা যায়, বা দরকার হলে সরাসরি direct purchase entry করা যায়, আর সঙ্গে সঙ্গে পণ্যের কস্ট আপডেট হয় ও সাপ্লায়ারের বাকি supplier payable ledger-এ আলাদা থাকে।
বাংলাদেশের ছোট দোকানে ক্রয়ের ভুল বেশিরভাগ সময় অর্ডার দেওয়ার মুহূর্তে ধরা পড়ে না। পরে সমস্যা দেখা দেয়: ১২ কার্টনের জায়গায় ১১ কার্টন এসেছে, এক আইটেম কম, আগের চেয়ে কস্ট বেড়েছে, বা মাল এসেছে কিন্তু কেউ স্টক আপডেট করেনি। রাতে হিসাব মেলাতে বসে মনে হয় তাক ভরা, কিন্তু সিস্টেমের সংখ্যা ঠিক না। তাই দোকানদাররা খুব দ্রুত বুঝে যান, বিক্রির মতো ক্রয়েরও আলাদা শৃঙ্খলা দরকার।
ছোট দোকানে সঠিক purchase flow কী?
ছোট দোকানে সঠিক purchase flow হলো আগে purchase order করা, তারপর বাস্তবে যা এসেছে শুধু সেটুকু রিসিভ করা, তারপর পরিশোধ হলে টাকা এন্ট্রি দেওয়া আর বাকি থাকলে সেটা supplier payable ledger-এ রাখা।
সহজ নিয়মটা এমন:
১. সাপ্লায়ারের জন্য একটি purchase order বানান। ২. কোন পণ্য, কত পরিমাণ, কত দামে আশা করছেন তা লিখুন। ৩. PO সাপ্লায়ারকে পাঠান। ৪. মাল এলে সেই PO-এর বিপরীতে stock receive করুন। ৫. হাতে পাওয়া মাল মিলিয়ে নিন। ৬. রিসিভ করা স্টক থেকে inventory ও কস্ট আপডেট হতে দিন। ৭. পুরো টাকা, আংশিক টাকা, বা বাকি—যেটা হয়েছে সেটি লিখুন। ৮. বাকি থাকলে supplier payable ledger-এ রাখুন।
এখানে বড় কথা হলো, purchase order আর completed purchase এক জিনিস না। PO মানে আপনি কী চেয়েছেন তার রেকর্ড। স্টক বাড়বে তখনই, যখন মাল সত্যি এসে পৌঁছাবে। এই পার্থক্যটা না রাখলে স্টক ফুলে যায়, বিশেষ করে মুদি, ফার্মেসি, ইলেকট্রনিক্স আর হার্ডওয়্যারের দোকানে যেখানে partial delivery খুব স্বাভাবিক।
Tukri-তে এই flow-এর দুই দিকই আছে:
- সাপ্লায়ারকে পাঠানোর জন্য purchase order বানানো যায়।
- সেই PO-এর বিপরীতে stock receive করা যায়।
- আবার আগে অর্ডার ছাড়া কিনে আনলে direct purchase entry-ও করা যায়।
- রিসিভ করলে পণ্যের cost update হয়।
- সাপ্লায়ারের বাকি supplier payable ledger-এ থাকে।
- purchase return আলাদা করে রাখা যায়।
কখন purchase order ব্যবহার করব, আর কখন direct purchase entry যথেষ্ট?
যখন আজ অর্ডার দেবেন আর পরে মাল আসবে, অর্ডার বড়, বা কী চেয়েছিলেন তার পরিষ্কার রেকর্ড দরকার—তখন purchase order ব্যবহার করুন। আর মাল ও বিল একসাথে সামনে থাকলে direct purchase entry যথেষ্ট।
একেবারে নতুন দোকান হলে, আইটেম কম হলে, আর এক-দুইজন চেনা সাপ্লায়ার থাকলে খাতায় লিখেও কিছুদিন চালানো যায়। কিন্তু আইটেম বাড়লে, সাপ্লায়ার বাড়লে, বাকি ক্রয় হলে, বা দামের তুলনা করতে হলে purchase order for small shop ধরনের শৃঙ্খলা কাজে দেয়।
যখন PO ভালো:
- আজ অর্ডার, পরে ডেলিভারি
- মাল কিস্তিতে বা কয়েক দফায় আসতে পারে
- স্টাফ দিয়ে receive করাতে হয়
- এক অর্ডারে অনেক SKU থাকে
- পরিমাণ বা দামের ঝামেলা কমাতে চান
যখন direct purchase entry যথেষ্ট:
- নিজে পাইকারি বাজার থেকে কিনে এনেছেন
- সব মাল একবারেই পেয়েছেন
- আগের order trail লাগছে না
বাংলাদেশের ছোট দোকানে দুই রকম কাজই হয়, তাই Tukri-তে দুটো পথই আছে। যেমন ফার্মেসি ডিস্ট্রিবিউটরকে আগে order দেয়, আবার পাড়ার মুদি বিকেলে বাজার থেকে দ্রুত কিছু মাল কিনে আনে।
PO-এর বিপরীতে স্টক নিলে ভুল এড়াব কীভাবে?
receive stock against PO ঠিকভাবে করতে হলে, আগে order-এর সঙ্গে ডেলিভারি মেলান, তারপর হাতে যা এসেছে শুধু সেটাই received হিসেবে confirm করুন।
চলতি কাজের ধাপ:
১. আগের purchase order খুলুন। ২. আসা মাল কাউন্টার বা গুদামের মেঝেতে সাজান। ৩. প্রতিটি আইটেম গুনে নিন। ৪. ব্র্যান্ড, সাইজ, ইউনিট, ভ্যারিয়েন্ট মিলিয়ে দেখুন। ৫. ordered quantity না, actual received quantity লিখুন। ৬. হাতে থাকা কার্টন, বক্স, পিসের সঙ্গে মিললে তবেই confirm করুন।
শুনতে সহজ, কিন্তু বেশিরভাগ stock problem এখান থেকেই শুরু হয়। ফার্মেসিতে এক batch কম আসতে পারে। মুদি দোকানে কার্টনের বদলে loose পিস আসতে পারে। কাপড়ে এক colour variant কম থাকতে পারে। স্টাফ যদি পুরো PO-টাই received ধরে দেয়, তাহলে স্টক কাগজে বেড়ে যায়। পরে মাল না পেয়ে মালিক ভাবেন চুরি হয়েছে বা bill ছাড়া বিক্রি হয়েছে।
Tukri-তে PO-এর বিপরীতে receive করা যায় বলে পরে আন্দাজ করে stock বসাতে হয় না। যা বাস্তবে রিসিভ হয়েছে, inventory সেটার উপরেই আপডেট হয়। তাই পরে stock check-ও বেশি বিশ্বাসযোগ্য হয়।
stock receive করলে inventory cost আর supplier due কীভাবে সামলাব?
stock receive করলে purchase-এর কস্ট অনুযায়ী inventory cost update হওয়া উচিত, আর যেটুকু পরিশোধ হয়নি সেটা supplier payable ledger-এ থাকা উচিত।
shop purchase management Bangladesh-এর বাস্তবতায় এটাই খুব জরুরি অংশ। অনেক দোকানদার পরিমাণ মনে রাখেন, কিন্তু কস্ট বদলেছে সেটা লিখে রাখেন না। পরে লাভ-ক্ষতি দেখতে গিয়ে দেখেন মার্জিন মিলছে না। purchase cost পুরোনো থাকলে profit-ও ভুল দেখাবে।
Tukri-তে:
- stock receive করলে cost update হয়
- purchase পুরো, আংশিক, বা বাকি—যেভাবেই হোক রেকর্ড করা যায়
- বাকি amount supplier payable ledger-এ থাকে
দিন শেষে এটা খুব কাজে লাগে। ক্যাশ বক্সে যত টাকা আছে, সেটার সঙ্গে টাকার হিসাব মিলতে হবে। আর সাপ্লায়ারের বাকি payables-এ থাকবে, মাথায় না বা আলাদা কাগজে না। দোকানদাররা এটা বেশি টের পান হাটের দিন—এক সাপ্লায়ারকে আজ টাকা দিলেন, আরেকজনকে দুই দিন পরে দেবেন।
ভুল, নষ্ট বা ফেরত মাল এলে কী করব?
ভুল, নষ্ট, বা বিক্রির অযোগ্য মাল এলে পরে চুপচাপ stock adjust না করে purchase return process ব্যবহার করুন।
ভালো purchase return process সাধারণত এমন:
১. কোন আইটেম ফেরত যাচ্ছে ঠিক করুন ২. কত পরিমাণ ফেরত যাচ্ছে নিশ্চিত করুন ৩. purchase return record করুন ৪. বাকিতে কেনা হলে supplier balance কমান, আর আগে টাকা দেওয়া থাকলে refund-এর হিসাব রাখুন
এটা জরুরি কারণ purchase return আর manual stock adjustment এক জিনিস না। stock adjustment হয় দোকানের ভেতরের damage, count correction, বা loss-এর জন্য। আর purchase return হয় সাপ্লায়ারের কাছে মাল ফেরত গেলে। দুইটা আলাদা রাখলে হিসাব পরিষ্কার থাকে।
Tukri-তে purchase return ক্রয় ও সাপ্লায়ার workflow-এর অংশ, তাই এটা শুধু একটা অস্পষ্ট stock edit হয়ে হারিয়ে যায় না; সাপ্লায়ারের দিকেও রেকর্ড থাকে।
খাতা ভালো, নাকি purchases-এর জন্য POS app ভালো?
একদম ছোট দোকানে, ক্রয় কম হলে, খাতা এখনও চলতে পারে। কিন্তু repeat supplier, partial delivery, changing cost, আর supplier balance থাকলে purchases-এর জন্য Tukri-এর মতো POS app বেশি নির্ভরযোগ্য।
| বিষয় | কাগজের খাতা | Tukri |
|---|---|---|
| Purchase order | আলাদা করে না-ও থাকে | সাপ্লায়ারের জন্য PO বানানো যায় |
| Partial delivery | ভুলে যাওয়া সহজ | PO-এর বিপরীতে receive করা যায় |
| Cost update | হাতে হিসাব | receive করলেই cost update |
| Supplier due | নোটের ভিড়ে মিশে যায় | supplier payable ledger |
| Supplier return | খুঁজে পাওয়া কঠিন | purchase return record |
| Stock accuracy | মনে রাখার উপর | actual receipt থেকে update |
সত্যি কথা হলো, সপ্তাহে ৪-৫টা জিনিস কিনেন, এক লোকের কাছ থেকে কিনেন, আর সবসময় ক্যাশে দেন—তাহলে খাতা কিছুদিন যথেষ্ট। কিন্তু সাপ্লায়ার বাড়লে, স্টাফ receive করলে, বা দামের ওঠানামা বেশি হলে, digital record সময়ও বাঁচায়, ঝামেলাও কমায়।
ভালো অভ্যাস হলো বিক্রির মতো ক্রয়ও শৃঙ্খলায় আনা। আপনি যদি bill ঠিকঠাক করেন কিন্তু মাল কেনা এলোমেলো রাখেন, তাহলে রিপোর্ট তবুও দুর্বল থাকবে, কারণ cost আর payables অসম্পূর্ণ থাকবে।
ক্রয়ের কাজটা পরিষ্কারভাবে চালাতে চাইলে tukri.bd-তে Tukri দেখে নিতে পারেন। একই দিনে কেনা জিনিস direct purchase entry দিয়ে শুরু করুন, তারপর দোকান বড় হলে supplier delivery-র জন্য purchase order আর PO-এর বিপরীতে receiving ব্যবহার করুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
আগে purchase order না বানিয়েও কি স্টক কিনতে পারি?
হ্যাঁ, purchase order ছাড়া স্টক কিনতে পারেন, যদি মাল সামনে থাকে আর কেনাকাটা তখনই শেষ হয়। Tukri-তে এটাকে direct purchase entry হিসেবে রাখা যায়, আর আগে অর্ডার দিয়ে পরে মাল এলে purchase order ব্যবহার করাই ভালো।
মাল হাতে পাওয়ার পরেই স্টক বাড়ানো উচিত কেন?
মাল হাতে পাওয়ার পরেই স্টক বাড়ানো উচিত, কারণ অর্ডার আর বাস্তবে ডেলিভারি এক জিনিস না। অর্ডার দেওয়ার সময়ই স্টক বাড়িয়ে দিলে পরে সাপ্লায়ার কম মাল পাঠালে হিসাব ফুলে যায়, আর স্টক, কস্ট, লাভ—সবই ভুল দেখাতে শুরু করে।
দৈনিক ক্যাশ থেকে আলাদা করে supplier-এর বাকি কীভাবে রাখব?
supplier-এর বাকি আলাদা payable record-এ রাখুন, খাতার নোট বা মুখের হিসাবের সঙ্গে মেশাবেন না। Tukri-তে supplier payable ledger থাকায় কোন সাপ্লায়ারকে কত বাকি আছে সেটা আলাদা দেখা যায়, আর ক্যাশের হিসাবও পরিষ্কার থাকে।
সাপ্লায়ারকে কেনা মাল ফেরত দেওয়ার সঠিক নিয়ম কী?
সঠিক নিয়ম হলো purchase return record করা, manual stock correction দিয়ে চাপা দেওয়া না। purchase return করলে কোন মাল সাপ্লায়ারের কাছে ফেরত গেল সেটা পরিষ্কার থাকে, আর supplier balance কমানো বা refund-এর হিসাবও ঠিক থাকে।
